In questa guida spieghiamo quali sono le caratteristiche del contratto di coworking e mettiamo a disposizione un fac simile contratto di coworking.
Caratteristiche del Contratto di Coworking
Il contratto di coworking, per quanto diffuso nella pratica, non è scritto da nessuna parte nel codice civile. Non esiste una legge sul coworking o una disciplina speciale come per le locazioni commerciali. Da qui la prima caratteristica fondamentale: si tratta di un contratto atipico, cioè non tipizzato dal legislatore ma ammesso dall’articolo 1322 del codice civile, che consente alle parti di creare schemi contrattuali nuovi purché perseguano interessi meritevoli di tutela secondo l’ordinamento. Gli studi che si sono occupati della materia convergono su questo punto e descrivono il coworking come un negozio atipico di durata, a causa mista, in cui si intrecciano la messa a disposizione di uno spazio e l’erogazione di una serie di servizi accessori.
Nella sostanza, il coworking è l’accordo con cui un soggetto, il gestore, mette a disposizione di un altro soggetto, l’utilizzatore o coworker, una postazione di lavoro o un ambiente attrezzato, all’interno di uno spazio condiviso, insieme con una serie di servizi tipicamente necessari per svolgere un’attività professionale: connessione internet, energia elettrica, pulizie, climatizzazione, accesso a sale riunioni, spesso servizi di reception, stampa, aree relax e talvolta iniziative di networking o formazione. Il tutto a fronte di un corrispettivo che può essere pagato a ore, a giornata, su base mensile o annuale, con una flessibilità estranea alla locazione tradizionale.
Il punto che ha animato maggiormente la dottrina è l’inquadramento civilistico di questo contratto. Alcuni autori lo considerano principalmente assimilabile alla locazione, perché al centro resta pur sempre il godimento di una “cosa” per un certo tempo verso un corrispettivo, benché si tratti di una postazione di lavoro più che di un intero immobile.
Altri enfatizzano invece il profilo di appalto o di contratto di servizi, dato che per molti coworker la componente decisiva non è tanto la porzione di spazio in sé, quanto il pacchetto di servizi che consente di lavorare in modo immediato e organizzato, evitando i vincoli rigidi della locazione commerciale. L’orientamento oggi più diffuso è una via di mezzo: il coworking è un contratto atipico che presenta elementi sia della locazione che dell’appalto di servizi. Si riconosce che ha per oggetto principale la messa a disposizione di uno spazio attrezzato, spesso non in forma esclusiva, ma si sottolinea che questo avviene sempre in combinazione con un nucleo di prestazioni di servizio, che vanno dall’accesso alla rete fino alla manutenzione, alla guardiania leggera e all’organizzazione degli spazi comuni.
Proprio perché lo schema è misto, è importante capire che, salvo scelta consapevole in senso diverso, le rigide norme sulle locazioni non abitative, in particolare la legge 392 del 1978 sulla durata minima, i rinnovi e l’indennità per perdita di avviamento, non si applicano automaticamente al coworking. La dottrina che ha affrontato il tema ha evidenziato come la disciplina delle locazioni commerciali mal si concili con la natura tipicamente flessibile e frammentata del coworking, dove l’utente può acquistare anche solo un’ora di postazione alla settimana o una stanza per pochi mesi.
In pratica, il contratto di coworking consente alle parti di accordarsi liberamente su durata, recesso e rinnovo. Gli spazi possono essere utilizzati a ore, per periodi brevissimi o per diversi anni, senza che scatti di default una durata minima legale. Proprio questa flessibilità è uno dei motivi per cui molte realtà preferiscono il coworking alla classica locazione d’ufficio, anche in chiave fiscale e gestionale.
Dal punto di vista strutturale, i protagonisti del contratto sono il gestore dello spazio e il coworker. Il primo è di solito il proprietario o il conduttore dell’immobile che ha investito nell’allestimento degli spazi e nella creazione dell’infrastruttura, oppure un soggetto che lo gestisce per conto di un ente pubblico o di un’associazione, come accade nei laboratori aperti e negli spazi di innovazione urbana. Il coworker è il professionista, il freelance, la startup, talvolta anche il dipendente in smart working che utilizza la postazione per svolgere le proprie attività. L’oggetto del contratto è di solito una scrivania attrezzata in open space, una postazione flessibile prenotabile a rotazione o una stanza chiusa dedicata, con accesso a tutti o parte dei servizi comuni.
Nella maggioranza dei modelli contrattuali, il gestore si impegna a mettere a disposizione uno spazio conforme alla destinazione d’uso “ufficio”, agibile, dotato di impianti a norma, connessione internet, arredi e dotazioni minime. Studi specifici sugli spazi di coworking ricordano che questi luoghi sono equiparabili ai normali luoghi di lavoro d’ufficio, con applicazione delle regole su igiene, sicurezza, abbattimento delle barriere architettoniche, prevenzione incendi e comfort delle postazioni, richiamando in particolare il D.Lgs. 81/2008 e i relativi allegati.
La centrale responsabilità del gestore, sotto il profilo della sicurezza, è quindi quella di assicurare che l’ambiente sia salubre, che gli impianti siano integri, che gli spazi rispettino le altezze, l’illuminazione, la ventilazione e le vie di fuga richieste dai regolamenti edilizi e di igiene e dalla normativa antincendio. Questo vale sia nei coworking creati ex novo, sia negli spazi ricavati in immobili storici, dove occorre contemperare esigenze di tutela con i requisiti dei luoghi di lavoro.
Accanto agli aspetti edilizi e di sicurezza, nel coworking emergono con forza i profili legati alla responsabilità sui beni dei coworker. La domanda è intuitiva: se mi rubano il computer dalla scrivania mentre sono in pausa o se un allagamento danneggia le mie attrezzature lasciate nella postazione, chi risponde? Una parte autorevole della dottrina ha escluso che si possa parlare di un obbligo pieno di custodia in capo al gestore, come se fosse un depositario, e ha proposto la figura di una “custodia di prossimità”: il gestore è responsabile in particolare nei momenti in cui il coworker non è in condizione di vigilare sui propri beni, per esempio durante le ore di chiusura o in aree in cui l’accesso è rigidamente controllato.
Per gestire questo tema, molti contratti di coworking prevedono clausole che escludono, o comunque limitano, la responsabilità del gestore per furti, smarrimenti o danneggiamenti di beni lasciati incustoditi, invitando i coworker a non abbandonare oggetti di valore e a utilizzare armadietti chiudibili. L’interpretazione giuridica di queste clausole deve però fare i conti con l’articolo 1229 del codice civile, che vieta in ogni caso di escludere la responsabilità per dolo o colpa grave. Inoltre, se il gestore ha organizzato un sistema di accessi che fa presumere una particolare vigilanza, oppure se il danno deriva da carenze evidenti di sicurezza o manutenzione, sarà difficile per lui sottrarsi del tutto alla responsabilità solo in forza di una formula di stile nel contratto.
Dal lato dell’utilizzatore, gli obblighi principali sono di usare lo spazio con diligenza, rispettare gli orari e le regole della struttura, pagare puntualmente il corrispettivo, non alterare gli arredi né installare macchinari o impianti non concordati, non sub-concedere a terzi la postazione. Molti contratti vietano espressamente l’elezione di domicilio o di sede legale del coworker presso lo spazio, proprio perché la natura del rapporto è personale e fiduciaria e il gestore non vuole farsi carico delle implicazioni di una domiciliazione stabile, salvo accordi specifici.
Tra le clausole più rilevanti vi sono quelle su durata e recesso. Il coworking è spesso strutturato su abbonamenti mensili rinnovabili tacitamente, con facoltà di recesso in qualsiasi momento, previa comunicazione con un certo preavviso. Oppure su pacchetti di giornate o ore prepagate, che si esauriscono con l’utilizzo, senza rinnovo automatico. Proprio perché la disciplina della locazione commerciale non si applica di regola a questi contratti, sono le parti che devono costruire una disciplina coerente del recesso, tenendo conto che clausole troppo squilibrate, soprattutto verso l’utilizzatore-consumatore, potrebbero essere considerate vessatorie.
Un capitolo a parte riguarda la protezione dei dati personali e la riservatezza. Il coworking è un luogo in cui circolano tanti dati personali: quelli dei coworkers, dei loro clienti, dei collaboratori, dei partecipanti a eventi e formazioni. Gli articoli e le linee guida che si occupano del tema sottolineano la necessità di inquadrare correttamente i ruoli privacy: il gestore dello spazio è tipicamente titolare del trattamento dei dati dei coworkers, mentre i singoli coworkers sono titolari dei dati dei propri clienti e collaboratori; in mezzo possono trovarsi altri soggetti, come associazioni, hub, società che gestiscono eventi o piattaforme di prenotazione.
Da un punto di vista contrattuale, è necessario che il contratto di coworking sia affiancato da un’informativa privacy correttamente costruita, che spieghi quali dati vengono raccolti (anagrafici, di fatturazione, immagini, log di accesso, dati di traffico internet), per quali finalità (gestione del contratto, sicurezza, marketing, eventi), su quali basi giuridiche e per quanto tempo sono conservati. Le buone prassi suggeriscono di disciplinare nel contratto anche la gestione degli accessi tramite badge o sistemi elettronici, la policy di utilizzo della rete wifi e delle stampanti, la videosorveglianza, se presente, e ogni altra forma di monitoraggio, in modo che l’utente sia consapevole dei trattamenti in atto e possa dimostrare, a sua volta, di lavorare in un ambiente conforme al GDPR.
Il tema privacy non si esaurisce nel rapporto tra gestore e coworker. Nella misura in cui il coworking offre servizi ulteriori, come la gestione di prenotazioni di sale riunioni per conto dei coworkers, la segreteria condivisa, la ricezione di corrispondenza, può accadere che il gestore tratti dati dei clienti dei coworkers. In questi casi può rendersi necessario qualificare il gestore come responsabile esterno del trattamento rispetto a quei dati, mediante un accordo ai sensi dell’articolo 28 GDPR con il coworker titolare, soprattutto quando il coworking svolge attività che vanno oltre la mera disponibilità di spazi e implicano trattamenti di dati su istruzione dei professionisti ospitati.
Sotto il profilo della sicurezza sul lavoro, il coworking pone questioni particolari perché spesso nello stesso spazio lavorano soggetti autonomi, piccoli imprenditori e dipendenti di aziende diverse, talvolta in regime di smart working. Le linee guida regionali ricordano che, dal punto di vista delle norme tecniche, questi spazi sono luoghi di lavoro come gli altri e devono rispettare i requisiti del D.Lgs. 81/2008, in particolare quelli sulle attrezzature munite di videoterminale e sui requisiti dei luoghi di lavoro, oltre alle prescrizioni in tema di prevenzione incendi, eliminazione delle barriere architettoniche e impianti.
Il gestore è tenuto a valutare i rischi connessi ai locali e a garantire condizioni di sicurezza per chi entra, pur non essendo formalmente datore di lavoro dei coworker. Dall’altra parte, i datori di lavoro che inviano dipendenti a lavorare in coworking, per esempio in smart working o team distribuiti, devono integrare nella propria valutazione dei rischi il fatto che il lavoratore opererà in un luogo di lavoro esterno, verificando che il coworking scelto rispetti i requisiti minimi e che le attrezzature e l’organizzazione non mettano a repentaglio la salute dei dipendenti.
Un ulteriore profilo riguarda i rapporti di vicinato e condominiali. Molti coworking sono collocati in edifici condominiali originariamente destinati a uffici o, talvolta, a uso diverso. La dottrina che si è occupata del tema segnala la necessità di verificare la destinazione d’uso catastale e urbanistica dei locali, oltre che eventuali divieti nel regolamento condominiale. In linea di principio, se lo spazio è già destinato a uso ufficio o commerciale, l’attività di coworking è compatibile, ma occorre tenere conto di aspetti come l’afflusso di pubblico, gli orari di apertura, il rumore, per non violare il decoro e il quieto godimento degli altri condòmini.
Sul versante fiscale e contabile, il coworking viene in genere trattato come prestazione di servizi, con applicazione dell’IVA ordinaria e deducibilità dei corrispettivi secondo le regole generali per i costi di servizi. La distinzione rispetto alla locazione è rilevante anche perché le locazioni immobiliari possono beneficiare di regimi di esenzione o di opzione per l’IVA, mentre il coworking, proprio per la componente dominante di servizi accessori, difficilmente rientra in quelle ipotesi e viene quindi fatturato come servizi di utilizzo spazi e servizi o simili.
Modello Contratto di Coworking Word
Di seguito è possibile trovare un fac simile contratto di coworking Word da scaricare e da utilizzare come esempio. La bozza di contratto può essere modificata inserendo i dati delle parti e gli altri elementi contrattuali mancanti, per poi essere convertita in formato PDF o stampata.
Modello Contratto di Coworking PDF
Di seguito viene proposto un fac simile contratto di coworking PDF.