In questa guida spieghiamo quali sono le caratteristiche del contratto di utilizzo di spazi e servizi e mettiamo a disposizione un fac simile di contratto da scaricare.
Contratto di Utilizzo di Spazi e Servizi
Il contratto di utilizzo di spazi e servizi è una tipologia contrattuale innovativa, soprattutto rispetto al classico contratto di locazione con cui comunque condivide molte caratteristiche, che si vedranno in prosieguo, e, per questa ragione, molto utilizzata nel mondo moderno. I suoi utilizzi sono molteplici: dalle mostre, agli eventi, fino al divertimento.
Vediamo più nel dettaglio cosa prevede e quando si può utilizzare il contratto di utilizzo di spazi e servizi.
CONTRATTO DI UTILIZZO DI SPAZI E DI SERVIZI: DI COSA SI TRATTA
Il contratto di utilizzo di spazi e servizi è una alternativa, o una evoluzione, al classico contratto di locazione commerciale. Come si vedrà successivamente, molteplici sono sia le similitudini che le differenze.
Il contratto di utilizzo di spazi e di servizi si usa quando si mette a disposizione del cliente uno spazio completo del necessario che dovrà essere utilizzato e non soltanto un semplice immobile. Per esempio, qualora il contratto abbia ad oggetto uno Smart Office, dovrà essere messo a disposizione un vero e proprio ufficio, già arredato con sedie, scrivanie, armadi e altro. Tale contratto di utilizzo di spazi e di servizi, inoltre, garantisce l’utilizzo di servizi, oltre agli spazi, necessari a supportare il lavoro: ad esempio, l’utenza telefonica, la connessione ad internet, la segreteria, il servizio di pulizia. In certe situazioni, poi, è possibile ottenere delle offerte aggiuntive, quali la possibilità di usufruire di aree relax, palestre interne o sale riunioni attrezzate. Dopo aver sottoscritto il contratto, prestatore non potrà esimersi dal fornire tutti i servizi indicati, i quali saranno considerati come parte integrante delle pattuizioni e non semplici elementi accessori.
Si precisa che esistono varie sottocategorie del contratto di utilizzo di spazi e di servizi, quali il contratto di coworking o il contratto di service.
Prendiamo l’esempio più comune: il coworking. Il contratto di coworking consente di regolare i rapporti tra il gestore di ambiente di lavoro condiviso e i clienti. Gli spazi di coworking, infatti, sono locali dotati di vari servizi indispensabili e direttamente connessi allo svolgimento di una attività lavorativa, i quali sono messi in comune ed usati da più clienti). Gli elementi obbligatori e principali del contratto sono, per l’appunto, la fornitura di servizi finalizzati all’attività e l’offerta di un locale arredato ad uso ufficio. Nel caso in cui mancasse l’offerta dei servizi, qualora si tratti unicamente dell’affitto dello spazio, si dovrà sottoscrivere un contratto di locazione. Mediante tale contratto è possibile regolarizzare con flessibilità tutti gli aspetti collegati alle modalità di uso dei servizi e dei locali dei co-workers, ma anche stabilire prezzi e definire anticipatamente le responsabilità del co-worker qualora ci siano irregolarità nell’uso degli spazi.
Infine si ricorda che, il contratto di utilizzo di spazi e di servizi, oltre che essere usato per adibire spazi ad uffici, è utile anche nelle manifestazioni di vario genere o di organizzazione di eventi.
QUANDO UTILIZZARE IL CONTRATTO DI UTILIZZO DI SPAZI E DI SERVIZI
Vediamo adesso più nel dettaglio quali sono i principali usi del contratto di utilizzo di spazi e di servizi. Tale tipologia contrattuale viene usata nei casi in cui si fornisce al cliente, oltre a postazioni o locali o aree per ogni finalità, un insieme di servizi senza i quali verrebbe vanificata l’utilità dello spazio stesso. Tra gli esempi più noti si trovano gli spazi di coworking, descritte nel paragrafo precedente, le location per gli eventi, i laboratori, le strutture sportive condivise, le sale prove per musicisti munite di impianti di registrazione e servizi audio, gli studi medici e molto altro.
In tutti i suddetti casi è fondamentale che i servizi offerti siano caratterizzati da preminenza e centralità rispetto allo spazio stesso. Infatti, qualora si decida di mettere a disposizione unicamente uno spazio arredato, non si dovrà usare il contratto di utilizzo di spazi e di servizi ma un semplice contratto di locazione ad uso commerciale (quindi, diverso da quello abitativo). Per fare un esempio che possa meglio chiarire la vicenda: il contratto di locazione commerciale sarà utilizzato per l’affitto di una stanza con scrivania e stampante, ma senza ulteriori servizi; invece, se con la stanza si offriranno servizi quali sale riunioni, connessione Wi-Fi, reception, servizi di pulizia, aree relax e accesso al bar, si utilizzerà il contratto di uso di spazi e di servizi.
CONTRATTO DI UTILIZZO DI SPAZI E SERVIZI – COME REDIGERLO
Per redigere il contratto di utilizzo di spazi e di servizi sarà, prima di tutto, necessario indicare i dati anagrafici del cliente e del soggetto che fornisce il servizio (in via esemplificativa, nome, cognome/ragione sociale, indirizzo/residenza, partita iva/codice fiscale). Dopo aver precisato tali dati si dovrà proseguire nell’indicare le seguenti informazioni
-Descrizione degli spazi. In tale articolo si dovrà precisare il luogo in cui lo spazio affittato si trova e gli arredi in esso contenuti.
-I servizi previsti. Come detto, i servizi sono parte integrante dell’accordo tra utilizzatore e prestatore, nonché ciò che distingue tale tipologia contrattuale dal semplice contratto di locazione. Per tali ragioni, i servizi vanno descritti in modo preciso (pulizie, uso sala riunioni, segreteria e quant’altro).
-La durata del contratto. Il contratto di utilizzo di spazi e di servizi non ha una durata tipica, a differenza del contratto di locazione. Per tali ragioni, tale tipologia contrattuale, è l’ideale per aziende all’inizio della loro evoluzione o per start up che possono presentare la necessità di modificare la loro sede in tempi brevi. La durata, quindi, dovrà essere riportata sul contratto e concordata tra le parti.
-Il corrispettivo. Ossia la somma prevista per l’affitto degli spazi; preferibile anche indicare le modalità di pagamento e tutto ciò che risulta escluso in tale somma.
-Le modalità di recesso . Come detto, la durata del contratto è flessibile, è pertanto fondamentale accordarsi relativamente a tempistiche e modalità con cui è possibile attuare il recesso.
-Le modalità di accesso agli spazi. Tale articolo merita attenzione soprattutto in caso di contratto di coworking; è utile, infatti, precisare al cliente quando potrà accedere agli spazi e se verrà, o meno, fornito di chiavi per l’accesso.
-Obblighi del cliente. Lo stesso dovrà utilizzare lo spazio rispettando obblighi di diligenza, quindi, in caso di cattivo utilizzo, sarebbe il caso di inserire anche penali o obblighi a carico dell’utilizzatore.
-Limiti alle responsabilità del titolare. Il titolare non risponderà dell’attività svolta dal cliente all’interno dei propri spazi, è quindi preferibile precisarlo.
-Obblighi privacy. Citare quanto previsto dalla normativa privacy per una tutela complessiva.
Il contratto sottoscritto dovrà essere datato e sottoscritto, possibilmente in duplice copia.
DIFFERENZE TRA CONTRATTO DI LOCAZIONE E CONTRATTO DI UTILIZZO DI SPAZI E SERVIZI
Ora che abbiamo precisato cosa si intende per contratto di utilizzo di spazi e di servizi è necessario soffermarsi sul contratto di locazione, al fine di non confondere le due figure.
Il contratto di locazione ad uso commerciale è un contratto di affitto che consiste nel mettere a disposizione un immobile con fini differenti da quelli abitativi; nello specifico, per attività di tipo commerciale, artigianale, industriale o professionale in genere. La caratteristica primaria del contratto di locazione è la possibilità di concessione all’utilizzatore di usare in via esclusiva l’immobile, come se fosse il proprietario effettivo. La disciplina del contratto di locazione è sicuramente più rigida quando si parla di durate: il minimo è 6+6 anni, ma è possibile arrivare fino a 9+9 anni. Sono anche previsti contratti di tipo transitorio, ma solo per attività commerciali che presentano una durata limitata, come i temporary shop. Il recesso poi è molto più complesso: può avvenire soltanto in caso di giusta causa. Infine, ha oneri fiscali, come la registrazione all’Agenzia delle Entrate.
Ciò premesso, vediamo le principali differenze. Il contratto di utilizzo di spazi e di servizi prevede che
-Vengano forniti servizi e attrezzature aggiuntive, non soltanto il semplice uso dello spazio
-Non c’è una durata predeterminata ma la stessa è rimessa alla discrezionalità delle parti
Non ci sono oneri fiscali, quali registrazione e pagamento dell’IVA.
Invece, il contratto di locazione prevede che:
-Il locatario utilizzi unicamente dello spazio offerto, come se fosse il proprietario, ma senza ulteriori servizi
-Ha una durata fissa, di 6+6 anni o di 9+9 anni
– Ha oneri fiscali quali la registrazione o il pagamento dell’IVA.
Modello Contratto di Utilizzo di Spazi e Servizi
Di seguito è possibile trovare un fac simile contratto di utilizzo di spazi e servizi in formato Doc da scaricare e da utilizzare come esempio. La bozza di contratto di utilizzo di spazi e servizi può essere modificata inserendo i dati delle parti e gli altri elementi contrattuali mancanti, per poi essere convertita in formato PDF o stampata.
