In questa guida spieghiamo quali sono le caratteristiche del contratto di manutenzione impianti di condizionamento e mettiamo a disposizione un fac simile di contratto da scaricare.
Caratteristiche Contratto di Manutenzione Impianti di Condizionamento
Il contratto di manutenzione impianti di condizionamento è un accordo stipulato tra il proprietario di un immobile dotato di un impianto di condizionamento e una società che si occupa di mantenere il bene funzionale ed efficiente, nel rispetto delle normative di riferimento e delle aspettative del proprietario.
Si tratta di un’attività che si compone di diverse fasi che si combinano tra loro con una precisa sequenza temporale: il primo passo riguarda l’analisi dell’impianto a cui segue la pianificazione razionale di ogni intervento di gestione, fino al collaudo finale per verificare che la manutenzione sia andata a buon fine.
Ma quali caratteristiche deve avere il contratto di manutenzione impianti di condizionamento per essere valido? Scopriamolo insieme nei prossimi paragrafi, passando in rassegna la normativa e gli orientamenti di dottrina e giurisprudenza a riguardo.
Il contratto di manutenzione impianti di condizionamento
Per elaborare un contratto di manutenzione che non manchi di nessun elemento occorre prevedere tutte le situazioni e le condizioni che potrebbero verificarsi in corso d’opera, dando risposte risolutive a ogni condizione. Per questo è necessario inserire l’oggetto e lo scopo del contratto con la descrizione dettagliata della macchina da manutenere e dello stato di efficienza in cui si trova. Infatti, lo scopo sarà il corretto mantenimento dell’efficienza dell’impianto e l’oggetto, invece, il ripristino di eventuali guasti, la riparazione in caso avaria con conseguenza sostituzione di alcune parti della macchina.
È opportuno inserire una clausola che indichi che la manutenzione verrà eseguita secondo le norme UNI 10147, richiamando la disciplina in materia di igiene e sicurezza sul lavoro, specificando che saranno disponibili tutti i mezzi di protezione occorrenti.
Se il committente è un’azienda che richiede la manutenzione dell’impianto di condizionamento, essa dovrà nominare anche un supervisore che si occuperà di monitorare l’operato dei tecnici. Così come la società che si occupa della manutenzione dovrà indicare un responsabile della sicurezza, un capo cantiere e un eventuale direttore dei lavori che dovrà interfacciarsi con il committente.
Poiché si tratta di un contratto che non si esaurisce in un’unica prestazione ma richiede interventi periodici che perdurano nel lungo periodo, occorrerà indicare anche la durata del contratti, gli oneri a carico del committente e del proprietario dell’impianto e le condizioni di pagamento che essi hanno concordato precedentemente. Se la manutenzione richiede interventi mensili, ad esempio, possono essere previsti pagamenti a cadenza fissa da saldare con bonifici, con titoli a scadenza come assegni bancari o cambiali oppure, infine, con riba da autorizzare in banca.
Generalmente, questa tipologia di impianti si trova nei condomini, nelle aziende di piccole, medie e grande dimensioni o nei centri commerciali, per questo sono soggetti a usura e richiedono una verifica costante. Ciononostante, anche un impianto a uso domestico richiede manutenzione, così come richiesto dalla normativa europea e nazionale, per questo è bene scegliere sempre la stessa azienda di manutenzione che conosce l’impianto ed è in grado di mantenerlo sempre perfettamente efficiente.
Gli elementi essenziali di un contratto di manutenzione impianto di condizionamento
Un contratto di manutenzione di impianti di condizionamento completo di ogni elemento deve contenere nella prima parte l’indicazione dei soggetti coinvolti nell’accordo. Se si tratta di due persone fisiche, andranno inseriti i nomi, cognomi, codice fiscale, residenza, eventuale domicilio se diverso e infine, il rapporto che lega l’impianto di condizionamento con il committente.
Se si tratta di una società, invece, è necessario inserire i dati dell’azienda, partita iva, se è una società di capitali o codice fiscale se è una società di persone. Infine, occorre specificare se si tratta del proprietario dell’immobile che contiene l’impianto o del legale rappresentante dell’azienda. Le medesime indicazioni vanno inserite per la società che si occupa della manutenzione.
Immediatamente dopo va inserito l’oggetto del contratto. Attenzione a specificare tutte le attività che il manutentore si impegna a svolgere: conduzione, manutenzione sia preventiva che correttiva degli impianti del condominio, della società o dell’immobile privato. Per gli impianti termici con una potenza superiore ai 350 kilowatt, in particolare, occorre specificare che con il contratto viene affidato al tecnico aggiudicatario dell’incarico il ruolo di Terzo Responsabile come previsto dal DPR numero 551 del 1999 all’articolo 7.
Nell’accordo di manutenzione devono essere ricompresi anche i piccoli lavori di manutenzione ordinarie e straordinaria o le riparazioni su chiamata.
Descrizione dei lavori e ambiente di lavoro
Si consiglia di elaborare un vero e proprio Piano di Manutenzione nel quale vengano illustrate dettagliatamente le tipologie di intervento da eseguire, la frequenza degli interventi, la possibilità di chiamare anche in orari notturni, se si tratta di aziende che hanno la produzione 24 ore su 24 e, infine gli articoli che verranno utilizzati per le sostituzioni in caso di guasto non riparabile.
Si consiglia di specificare il luogo in cui devono essere eseguite le manutenzioni, mettendo a disposizione anche un deposito dove allocare il materiale per svolgere le operazioni di manutenzione. Ovviamente, sarà opportuno indicare il nome dei soggetti che hanno diritto di accedere in detti locali e che si rendono responsabili della custodia dei materiali e delle attrezzature che si trovano al suo interno.
Modalità di svolgimento dei lavori: rispetto delle norma di sicurezza e durata contrattuale
È bene assicurarsi, inserendolo in modo specifico, che i lavori devono essere eseguiti rispettando le norme di igiene e sicurezza del lavoro, rendendo edotti i propri dipendenti dei pericoli che corrono nello svolgimento del proprio lavoro e delle misure che devono adottare per mantenere alti i livelli di sicurezza anche per gli altri soggetti che operano nello stesso ambiente. La responsabilizzazione del personale deve passare attraverso corsi di formazione e mezzi di protezione personale che l’azienda è tenuto a fornire.
La durata del contratto è obbligatoria perché fissa i limiti di operatività dell’azienda assuntrice dei lavori di manutenzione. Tale specifica è importante per il committente, inoltre, perché lo abilita a inviare richieste di manutenzione straordinarie, sostituzione di parti guaste o per fare chiamate urgenti. L’inizio del contratto determina anche la consegna dei lavori da effettuare con un verbale apposito che contiene la constatazione sullo stato attuale degli impianti e la successiva nomina del Terzo Responsabile, quando ricorrono i presupposti previsti dall’articolo comma 3 della legge numero 10 del 9/1/1991.
Anche il termine del contratto è fondamentale perché deve essere redatto un verbale di fine lavori e successiva riconsegna degli impianti, indicando anche il termine ultimo per lo sgombero dei locali occupati per le proprie attrezzature. Attenzione a specificare che la durata dell’accordo potrebbe anche essere modificata con una dilatazione dei termini, a patto che tali variazioni siano messe per iscritto su un apposito verbale sottoscritto o accettato da entrambe le parti oppure inviato via PEC con accettazione.
Indicazione degli oneri a carico di committente e società di manutenzione
Nella parte centrale del contratto bisogna specificare gli oneri a carico delle parti. Il committente, ad esempio, deve occuparsi delle autorizzazioni per lo svolgimento dei lavori, se si tratta di nuove opere, oltre all’obbligo di mettere a disposizione ambienti di lavoro idonei per lo svolgimento delle opere ex novo o di manutenzione, facendosi carico della fornitura di acqua, energia elettrica, gas, aria compressa, eventuale acqua e tutto quanto occorro per il regolare svolgimento dei lavori.
L’azienda, a sua volta, si obbliga a svolgere i lavori a regola d’arte fornendo in particolare i materiali di apporto e di consumo, i mezzi d’opera, la fornitura comprensiva delle schede tecniche e le prestazioni del proprio personale. La società si obbliga anche a fornire le dotazioni di sicurezza personale e ambientale, redigendo un Piano di Sicurezza che contenga: analisi dei pericoli specifici, dei mezzi e delle azioni per prevenirli e per affrontarli in caso di emergenza con la nomina di un responsabile per la sicurezza.
Infine, la società deve autocertificare il possesso di tutti i requisiti tecnici e legali previsti dalla normativa di riferimento per lo svolgimento di quella tipologia di lavori. È importante indicare, in questa fase, i giorni e le ore in cui non possono essere eseguiti gli interventi e non ricevute chiamate per eventuali urgenze.
Costi del contratto e modalità di pagamento
Generalmente il contratto deve specificare se si tratta di lavori pagati a coro e a misura. Si potrebbe prevedere, ad esempio, che le opere di manutenzione ordinaria indicate nel computo metrico vengono pagate a corpo mentre la manutenzione straordinaria viene pagata a misura, facendo riferimento all’Elenco Prezzi regolarmente riconosciuto o che si allega al contratto.
In questa parte dovrà essere indicato in modo specifico il costo per le opere a corpo e per quelle a misura si può rimandare a un altro preventivo. Attenzione a descrivere in modo preciso anche la modalità di pagamento: si può prevedere un pagamento trimestrale se si stabiliscono visite mensili o periodiche, con relativa fattura da emettere nella data indicata per il controllo oppure pagamenti da eseguire dopo ogni manutenzione, con emissione della fattura dopo l’intervento e pagamento entro i 30 giorni successivi.
La scelta sulle modalità di pagamento sono molto personali e variano in base alla politica interna del committente, che potrà prevedere un pagamento con assegni o RIBA, se si tratta di manutenzione a cadenza fissa, e in alcuni casi anche con cambiali. Ovviamente, qualsiasi sia la modalità scelta, essa deve essere accettata da entrambi i contraenti.
Meglio inserire anche i dati per la fatturazione elettronica, come il Codice Univoco e l’oggetto da inserire nella fattura, specificando se si tratta di manutenzione ordinaria, straordinaria o di semplice controllo periodico. Con i nuovi regimi IVA introdotti dal Governo, occorre indicare anche l’IVA da applicare: se si tratta di regime pieno o se si rientra nelle ipotesi di Reverse Charge ai sensi del d.l. n. 119/2018 convertito in legge, con modifiche, dalla l. 17.12.2018, n. 136, chiedendo eventualmente al proprio commercialista informazioni in merito.
Parti finali del contratto
Gli articoli finali del contratto vengono dedicati alle norme sulla Privacy da rispettare, alla parte contrattuale che si occuperà dell’eventuale registrazione del contratto in caso d’uso e, infine, al foro competente nell’ipotesi di divergenze tra le parti.
Inserimento di allegati
Questo tipo di contratti richiede molta precisione, soprattutto nella parte precedente all’inizio dei lavori per evitare di incorrere in errori che porterebbero dritti a un contenzioso. Meglio inserire, per questo, le specifiche tecniche con l’indicazione dei materiali da utilizzare, l’elenco prezzi unitario, il camerale della società che curerà la manutenzione e i documenti utili a dimostrare che si tratta di un’azienda in regola con la normativa in materia di sicurezza.
Il programma di manutenzione e il significato di manutenzione
Elaborare un programma di manutenzione può essere molto complesso perché bisogna considerare lo stato dell’impianto di condizionamento nel momento in cui si stipula il contratto. La valutazione delle sue condizioni e dello stato di invecchiamento permetterà di fare una stima sulla durata, sulle sue funzionalità e sull’eventuale necessità di sostituirlo.
Il programma, infatti, non è altro che quel complesso di attività definite in modo cronologico e finalizzate alla realizzazione di interventi specifici di manutenzione. Si tratta di una spesa che il committente deve mettere in bilancio sia che si tratti di una società che di un condominio e che deve comprendere, oltre al costo della manodopera impiegata e ai mezzi utilizzati, anche eventuali sostituzioni impreviste di pezzi che risultano avariati.
Facendo riferimento alla Norma UNI 9910, la manutenzione viene definita come la combinazione delle azioni amministrative e tecniche, comprensive delle azioni di supervisione, mirate al mantenimento o al ripristino dell’impianto in uno stato di corretto funzionamento. Una norma che va letta in combinato disposto con la legge numero 109 del 1994, secondo cui l’opera va mantenuta o riportata nelle possibilità di svolgere le sue originarie funzioni, con particolare riguardo a quelle attività che erano previste nel provvedimento di approvazione dell’originario progetto.
In accordo alla norma, la dottrina stabilisce che la manutenzione dell’impianto di condizionamento ha lo scopo di garantire la piena disponibilità dell’impianto affinché possano svolgere le loro funzioni alle condizioni stabilite al momento del montaggio. E la funzionalità è strettamente legata alla manutenzione, che deve essere ben cadenzata ed eseguita da personale competente. Secondo uno studio, infatti, il MTBF – Mean Time Between Failures, Tempo Operativo Medio tra Guasti. deve essere in equilibrio con il Tempo Medio Necessario per Riparare, MRT, Mean Repair Time.
Quello che si intende qui indicare è che il contratto di manutenzione di un impianto di condizionamento non può essere un’azione improvvisata, ma deve essere ben progettata sia per quanto riguarda le tempistiche che per la parte tecnica. Il responsabile dell’impianto deve cioè raccogliere le informazioni per verificare la funzionalità dell’impianti, il comportamento che tiene nel breve e medio periodo e la distanza di tempo tra un intervento e l’altro che generalmente si accorcia con il passare degli anni.
La frequenza degli interventi
La determinazione della frequenza degli interventi non può essere stabilita a priori perché dipende dalla frequenza dell’utilizzo, dal tipo di azienda e dal lavoro che svolge. Per questo è necessario sottoporre a controlli frequenti volti ad accertare lo stato di funzionamento.
La periodicità è determinata paragonando le esigenze di utilizzo con l’usura prevedibile: questa operazione va eseguita considerando le condizioni che influiscono sulla periodicità come, ad esempio, le condizioni ambientali, di lavoro, il ruolo svolto dal servizio, l’osservanza delle normative specifiche, l’usura. L’esistenza di specifiche priorità, le garanzie esistenti e le raccomandazioni di chi ha installato l’impianto e ne conosce bene le caratteristiche.
Per svolgere tali considerazioni e fare una corretta e funzionale manutenzione dell’impianto di condizionamento occorre visionare la documentazione dell’impianto, che in via esaustiva viene elencata nella Legge numero 109 del 1994 e le Norme UNI 9919 che fanno la differenza tra Manutenzione Correttiva, che viene eseguita quando c’è un’avaria per riportare l’impianto in uno stato tale da permettergli di svolgere le sue funzioni, e la Manutenzione Preventiva, che ha ad oggetto periodiche revisioni atte a riparare o sostituire componenti usurate o guaste che ne rallentano o bloccano il funzionamento.
Secondo l’esperienza, la Manutenzione Preventiva è molto più importante e funzionale di quella Correttiva perché permette di accorgersi di malfunzionamenti o avarie prima che l’impianti di condizionamento vada in blocco. In questo modo si evitano interruzioni del funzionamento impreviste che potrebbero creare problemi ai condomini, nel caso in cui si tratti di un impianto di condizionamento installato in un condominio, o addirittura sospensioni dell’attività produttiva se si trova in un’azienda o in una struttura commerciale che ne ha bisogno per il corretto andamento del lavoro.
Fac Simile Contratto di Manutenzione Impianti di Condizionamento
Di seguito è possibile trovare un fac simile contratto di manutenzione impianti di condizionamento in formato Doc da scaricare e da utilizzare come esempio. La bozza di contratto di manutenzione impianti di condizionamento può essere modificata inserendo i dati delle parti e gli altri elementi contrattuali mancanti, per poi essere convertita in formato PDF o stampata.
