In questa guida spieghiamo quali sono le caratteristiche del contratto di manutenzione software e mettiamo a disposizione un fac simile di contratto da scaricare.
Contratto di Manutenzione Software
Con l’avanzare della tecnologia, praticamente in tutti i settori si fa ormai ricorso ai sistemi informatici, si pensi agli studi professionali che necessitano di gestionali dove segnare i dati dei pazienti, ma non solo perché parlare in maniera esaustiva di tutte le applicazioni dei sistemi informatici è praticamente impossibile.
Si tratta infatti di sistemi personalizzabili e versatili che davvero possono tornare utili praticamente in ogni ambito lavorativo e non solo.
Quando si tratta di software, uno degli aspetti più rilevanti è certamente la manutenzione dello stesso, non di rado infatti i software vengono aggiornati per apportare migliorie al sistema precedente, oppure potrebbe capitare che si verifichino bug o malfunzionamenti.
Al fine di usufruire sempre di un sistema aggiornato ed efficiente, è pratica assai diffusa quella di sottoscrivere dei contratti di manutenzione del software.
L’esigenza di creare una guida chiara e completa, pertanto, nasce dal fatto che la prassi contrattuale di questo settore risulta ad oggi ancora frammentata e fortemente influenzata dai modelli statunitensi, dunque non è semplice individuare dei modelli contrattuali coerenti con l’ordinamento giuridico italiano.
Ritrovarsi a dover stipulare un contratto di manutenzione software potrebbe così risultare macchinoso e poco agile. I consigli contenuti all’interno di questa guida ti permetteranno di individuare con maggiore facilità gli aspetti più importanti da considerare al momento della stesura di questa tipologia di contratto.
All’interno dell’ordinamento giuridico italiano, un po’ contrariamente a quanto si possa pensare, la tutela del software ha trovato applicazione sin a legge 22 aprile 1941, n. 633 in materia di Protezione del diritto d’autore e di diritti connessi al suo esercizio che ha dato attuazione in Italia alla direttiva comunitaria 90/250/CEE in materia di tutela giuridica dei programmi per elaboratore. Questo significa che sin dagli albori il legislatore ha compreso la necessità di tutelare il software che viene dunque considerato al pari di un’opera dell’ingegno di carattere creativo, come per esempio quelle afferenti al mondo della letteratura, della musica, delle arti figurative ed più in generale tutte quelle disciplinate dalla legge sul diritto d’autore.
Quando si parla di manutenzione software si fa riferimento sostanzialmente ad un accordo durevole nel tempo, solitamente un anno eventualmente rinnovabile, che si pone in essere nel momento in cui avviene l’acquisizione da parte di un’impresa, o altro ente, del diritto di utilizzare il programma generalmente acquistandone la licenza d’uso.
Un servizio di manutenzione è praticamente indispensabile se si vuole contare su un programma funzionante e sempre aggiornato o adattato alle nuove disposizioni di legge, si pensi ad esempio , ai programmi utilizzati per la tenuta della contabilità o l’elaborazione di paghe e contributi. Dunque, sebbene non sia obbligatorio sottoscrivere anche un contratto di manutenzione software contestualmente all’acquisto della licenza d’uso, questo è comunque in pratica molto consigliato per le ragioni di cui sopra.
Nonostante il contratto di manutenzione del software sia uno dei contratti a oggetto informatico più diffusi, abbiamo comunque evidenziato le difficoltà che potrebbero sorgere al momento della stesura dello stesso.
Quelle che seguono sono delle indicazioni in merito alle clausole da inserire all’interno del contratto di manutenzione software. Ne abbiamo individuate 5, vediamo di quali si tratta.
-Le definizioni
Prima di tutto è bene definire la tipologia di manutenzione a assistenza che viene fornita. Questa può assumere le forme dell’assistenza telefonica o on line e dunque si tratterà di un servizio di help desk via telefonica o telematica e nel contratto si dovrà inserire orari e giorni in cui risponderà l’assistenza.
Si potrebbe anche trattare di manutenzione correttiva, cioè quel tipo di assistenza che ha lo scopo di correggere errori e malfunzionamenti, attraverso interventi sul Programma effettuati dalla Software House.
Vi è poi la manutenzione adattativa che comprende gli interventi che consentono l’interfacciamento e l’interoperabilità del programma con altri programmi.
La manutenzione evolutiva è quella finalizzata a migliorare il funzionamento e l’usabilità del programma, aggiungere nuove funzioni o adeguarlo all’evoluzione normativa.
Infine, l’assistenza straordinaria consiste nell’effettuazione di interventi personalizzati in base alle esigenze del cliente.
L’oggetto del contratto
L’oggetto del contratto comprende i vari servizi che potrebbero essere oggetto di un contratto di manutenzione software.
Qui si indica a chi è rivolto il servizio di assistenza e manutenzione, vale a dire colori che sono titolari di una regolare licenza d’uso del programma.
Si elencano le attività comprese all’interno del servizio, cioè quelle enunciate: assistenza telefonica e online, manutenzione correttiva, manutenzione adattativa, manutenzione evolutiva ed assistenza straordinaria.
All’interno del programma è possibile prevedere per il cliente la possibilità di segnalare alla Software House gli errori e i malfunzionamenti del programma inclusi gli adattamenti ad altri programmi o sistemi operativi.
Per quanto concerne le modalità di erogazione dei servizi di manutenzione, sarà la Software House a scegliere quelle che riterrà di volta in volta più opportune. Potrebbe trattarsi ad esempio di patch da installare sul programma o di nuove versioni dello stesso in sostituzione della versione precedente.
-Garanzia e limitazione responsabilità
La terza clausola di cui andremo a parlarti è molto importante poiché concerne tutti gli aspetti in materia di garanzia e limitazione della responsabilità.
Considerando l’impossibilità di garantire dei software del tutto esenti da bug o errori, tutti i contratti devono prevedere limitazioni e deroghe al regime di responsabilità.
Talvolta vengono inserite clausole derivanti dai modelli contrattuali di provenienza statunitense che prevedono una totale esclusione di responsabilità.
Generalmente le parti adottano le opportune forme in caso di limitazioni ed esenzioni contenute nelle condizioni generali di contratto artt. 1341 e 1342 c.c., che prevedono l’apposita doppia sottoscrizione della clausola di limitazione della responsabilità.
Ovviamente tali clausole sono pensate e redatte nell’ottica del contemperamento di interessi tra le parti e si possono combinare tra loro per rendere il contratto quanto più conforme al caso concreto.
-Il corrispettivo
Nella clausola relativa al corrispettivo vanno indicate tutte le questioni riguardanti il corrispettivo previsto per la prestazione di assistenza o manutenzione software, oltre ai tempi in cui deve avvenire il pagamento.
-La mediazione
Infine, e non per importanza, è buona prassi inserire all’interno dei contratti di manutenzione software una parte relativa alla mediazione e risoluzione di controversie. Fondamentalmente la mediazione è uno strumento il cui scopo è quello di risolvere le controversie di natura civile o commerciale in materia di diritti disponibili, in modo semplice ed efficace e veloce, senza formalità di procedura.
Viene inserita nel contratto con una formula di questo tipo Tutte le controversie nascenti dal presente contratto saranno devolute a un tentativo di conciliazione presso l’Organismo di mediazione della Camera di Commercio di ………………e risolte secondo il regolamento da questa adottato.
La Camera di Commercio di riferimento è quella del territorio presso cui la società di servizi software ha sede.
Si aggiunge poi unitamente alla firma, la data ed il luogo anche la formula relativa all’autorizzazione dei dati personali.
Modello Contratto di Manutenzione Software
Di seguito è possibile trovare un fac simile contratto di manutenzione software in formato Doc da scaricare e da utilizzare come esempio. La bozza di contratto di manutenzione software può essere modificata inserendo i dati delle parti e gli altri elementi contrattuali mancanti, per poi essere convertita in formato PDF o stampata.
